Політика конфіденційності та захисту персональних даних

Етичної комісії ГО Української асоціації ігрової терапії

1. Загальні положення

1.1. Політика конфіденційності та захисту персональних даних (далі – Політика) визначає порядок отримання, використання, обробки, зберігання, передачі та захисту інформації, що надходить до Етичної комісії Української асоціації ігрової терапії (далі – Етична комісія) під час виконання її повноважень.

1.2. Політика розроблена відповідно до:

Статуту Української асоціації ігрової терапії;
Етичного кодексу Української асоціації ігрової терапії;
Положення про Етичну комісію;
Закону України «Про захист персональних даних»;
інших нормативно-правових актів України;
загальновизнаних міжнародних принципів захисту персональних даних та професійної етики.

1.3. Метою Політики є забезпечення належного рівня захисту інформації, поваги до права на приватність, збереження професійної таємниці, а також створення безпечних умов для розгляду звернень і скарг.

2. Сфера застосування

2.1. Дія цієї Політики поширюється на всі матеріали, які надходять до Етичної комісії або створюються під час її діяльності.

2.2. Політика застосовується до:

звернень та скарг;
пояснень сторін;
матеріалів перевірок;
протоколів засідань;
експертних висновків;
службового листування;
електронних повідомлень;
документів, що містять персональні дані.

3. Категорії інформації

Етична комісія може здійснювати обробку таких категорій інформації:

персональні дані заявників;
персональні дані членів Асоціації;
відомості про дітей, батьків або інших законних представників;
інформація про професійну діяльність ігрового терапевта;
матеріали, що містять відомості про психологічне консультування або ігрову терапію;
документи, які підтверджують обставини звернення;
рішення та рекомендації Етичної комісії.

При цьому Комісія обробляє лише той обсяг інформації, який є необхідним для розгляду конкретної справи.

4. Основні принципи обробки інформації

У своїй діяльності Етична комісія дотримується таких принципів:

законності та правомірності;
добросовісності;
поваги до приватності;
мінімізації обсягу даних;
використання інформації виключно для визначеної мети;
достовірності інформації;
обмеження строків зберігання;
конфіденційності;
безпеки персональних даних;
підзвітності та відповідальності.

5. Доступ до інформації

5.1. Доступ до матеріалів мають виключно члени Етичної комісії, які безпосередньо беруть участь у розгляді відповідної справи.

5.2. За необхідності доступ може бути наданий незалежним експертам або консультантам, залученим до розгляду, за умови дотримання ними вимог конфіденційності.

5.3. Особи, які отримують доступ до матеріалів, несуть персональну відповідальність за нерозголошення інформації.

6. Передача інформації

Передача інформації третім особам допускається лише у випадках:

якщо це передбачено законодавством України;
за письмовою згодою особи, якої стосується інформація;
на виконання рішення суду або вимоги уповноваженого державного органу;
у межах компетенції керівних органів Асоціації під час виконання ними статутних повноважень.

У будь-якому випадку обсяг переданої інформації має бути мінімально необхідним.

7. Зберігання інформації

7.1. Документи можуть зберігатися у паперовій, електронній або змішаній формі.

7.2. Асоціація забезпечує належні організаційні та технічні заходи захисту інформації від:

несанкціонованого доступу;
втрати;
пошкодження;
незаконного копіювання;
зміни;
знищення.

7.3. Строки зберігання документів визначаються номенклатурою справ та внутрішніми нормативними документами Асоціації відповідно до законодавства України.

7.4. Після закінчення строку зберігання документи підлягають знищенню або анонімізації відповідно до встановленої процедури.

8. Оприлюднення інформації

8.1. Етична комісія може оприлюднювати узагальнену інформацію про свою діяльність виключно в анонімізованому вигляді.

8.2. Під час підготовки звітів або інформаційних матеріалів виключається можливість ідентифікації:

заявників;
дітей;
клієнтів;
членів Асоціації;
інших учасників розгляду.

8.3. Публікація персональних даних без законних підстав або без належної згоди особи забороняється.

9. Обов’язки членів Етичної комісії

Члени Етичної комісії зобов’язані:

забезпечувати нерозголошення інформації, отриманої під час виконання своїх повноважень;
використовувати матеріали справ виключно з метою етичного розгляду;
дотримуватися вимог законодавства щодо захисту персональних даних;
не копіювати та не передавати документи стороннім особам без відповідних правових підстав;
негайно повідомляти Голову Комісії про будь-які випадки втрати інформації або порушення режиму конфіденційності.

10. Відповідальність

Порушення вимог цієї Політики розглядається як порушення професійних та етичних стандартів діяльності Етичної комісії.

Залежно від характеру порушення до винних осіб можуть застосовуватися заходи, передбачені:

Статутом Української асоціації ігрової терапії;
внутрішніми документами Асоціації;
чинним законодавством України.

11. Перегляд Політики

Політика підлягає регулярному перегляду з метою її актуалізації відповідно до змін законодавства України, міжнародних стандартів у сфері захисту персональних даних та розвитку професійної практики ігрової терапії.

12. Прикінцеві положення

12.1. Ця Політика затверджується Правлінням Української асоціації ігрової терапії та набирає чинності з дня її затвердження.

12.2. Зміни та доповнення до Політики затверджуються Правлінням Асоціації в порядку, визначеному Статутом.

12.3. У питаннях, не врегульованих цією Політикою, Етична комісія керується законодавством України, Статутом, Етичним кодексом та іншими внутрішніми документами Асоціації.