Порядок подання та розгляду звернень і скарг

в Етичній комісії Української асоціації ігрової терапії

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає процедуру подання, реєстрації, розгляду та завершення розгляду звернень і скарг, що надходять до Етичної комісії Української асоціації ігрової терапії (далі – Етична комісія).

1.2. Порядок розроблено відповідно до:

• Статуту Української асоціації ігрової терапії;
• Етичного кодексу Української асоціації ігрової терапії;
• Положення про Етичну комісію;
• міжнародних професійних стандартів і рекомендацій у сфері ігрової терапії;
• чинного законодавства України.

1.3. Метою цього Порядку є забезпечення відкритої, справедливої, незалежної, неупередженої та конфіденційної процедури розгляду звернень щодо дотримання професійних та етичних стандартів діяльності членів Асоціації.

2. Особи, які мають право звернутися до Етичної комісії

2.1. Звернення або скаргу можуть подати:

• діти (через законних представників), батьки або інші законні представники дітей, які отримували психологічну допомогу;
• повнолітні клієнти членів Асоціації;
• колишні клієнти;
• члени Української асоціації ігрової терапії;
• юридичні особи, установи та організації;
• інші фізичні особи, якщо предмет звернення стосується професійної діяльності члена Асоціації.

2.2. Етична комісія розглядає звернення щодо членів Асоціації, які на момент події або на момент подання звернення є її членами, якщо інше не визначено рішенням Комісії.

3. Вимоги до звернення (скарги)

3.1. Звернення подається українською мовою у письмовій або електронній формі на ім’я Голови Етичної комісії.

3.2. Звернення повинно містити:

• прізвище, ім’я та контактні дані заявника;
• відомості про особу, щодо якої подається звернення;
• детальний опис обставин;
• за можливості — посилання на положення Етичного кодексу, які могли бути порушені;
• документи, матеріали або інші докази (за наявності);
• очікуваний результат розгляду (за бажанням заявника).

3.3. За необхідності Комісія може запросити додаткові пояснення або документи.

3.4. Анонімні звернення, як правило, не розглядаються, за винятком випадків, коли вони містять відомості про можливі грубі порушення професійної етики, загрозу безпеці дитини чи інших осіб або інші обставини, що потребують реагування.

4. Реєстрація та попередній розгляд звернення

4.1. Секретар Етичної комісії реєструє звернення протягом 10 календарних днів з дня його отримання.

4.2. Після реєстрації заявнику надсилається повідомлення про отримання звернення.

4.3. Попередній розгляд проводиться з метою:

• визначення компетенції Комісії;
• перевірки відповідності звернення вимогам цього Порядку;
• оцінки достатності наданих матеріалів;
• визначення необхідності додаткової інформації.

4.4. За результатами попереднього розгляду звернення може бути:

• прийняте до розгляду;
• залишене без руху до усунення недоліків;
• повернуте заявнику для уточнення;
• залишене без розгляду із зазначенням підстав.

5. Розгляд звернення по суті

5.1. Розгляд звернення здійснюється Етичною комісією у строк, що не перевищує 60 календарних днів з дня його реєстрації, якщо інше не обумовлено складністю справи.

5.2. Під час розгляду Комісія має право:

• отримувати письмові пояснення сторін;
• витребовувати документи;
• проводити співбесіди;
• залучати незалежних експертів;
• отримувати консультації спеціалістів.

5.3. Член Комісії, який має реальний або потенційний конфлікт інтересів, зобов’язаний заявити самовідвід і не бере участі у розгляді відповідної справи.

6. Прийняття рішення

6.1. За результатами розгляду Етична комісія може ухвалити рішення про:

• відсутність порушення професійних та етичних стандартів;
• наявність порушення Етичного кодексу;
• необхідність надання професійних рекомендацій;
• необхідність проходження супервізії;
• необхідність проходження додаткового професійного навчання;
• направлення рекомендацій Правлінню Асоціації щодо застосування заходів, передбачених внутрішніми документами Асоціації.

6.2. Рішення оформлюється письмовим висновком.

6.3. Рішення ухвалюється більшістю голосів членів Комісії, присутніх на засіданні.

6.4. Копія рішення надсилається сторонам розгляду та Правлінню Асоціації.

7. Моніторинг виконання рекомендацій

7.1. Якщо рішення містить рекомендації або заходи щодо професійного вдосконалення, Етична комісія здійснює моніторинг їх виконання.

7.2. Особа, стосовно якої ухвалено рішення, подає документи або інші підтвердження виконання рекомендацій у строки, визначені Комісією.

8. Завершення розгляду

8.1. Розгляд звернення вважається завершеним після:

• виконання рекомендацій;
• прийняття рішення про відсутність порушень;
• виконання інших рішень Комісії.

8.2. Інформація про завершення розгляду вноситься до Реєстру звернень Етичної комісії.

9. Конфіденційність

9.1. Усі матеріали справи є конфіденційними.

9.2. Члени Комісії та залучені експерти зобов’язані не розголошувати інформацію, отриману під час розгляду звернення.

9.3. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до законодавства України.

10. Прикінцеві положення

10.1. Цей Порядок затверджується Правлінням Української асоціації ігрової терапії та набирає чинності з дня його затвердження.

10.2. Зміни та доповнення до цього Порядку затверджуються Правлінням Асоціації відповідно до Статуту.

10.3. У випадках, не врегульованих цим Порядком, Етична комісія керується Статутом Асоціації, Етичним кодексом, рішеннями Правління, чинним законодавством України та загальновизнаними міжнародними професійними стандартами у сфері ігрової терапії.